Tilføj brugere til at arbejde med enkelte dokumenter i særskilte samlinger (begræns adgang)

Når frivillige skal arbejde med transskribering og/eller segmentering af protokoller i Transkribus skal de tildeles en særskilt samling at arbejde i, så de kun har adgang til bestemte dokumenter og ikke hele arkivets samling. Det gør det lettere for den frivillige at orientere sig i, hvilke dokumenter hun skal arbejde med.

Først tilføjes dokumenterne til arkivets samling.

For at tilføje en frivillig, skal du gøre følgende:

1. Den frivillige skal oprettes som bruger på www.transkribus.eu
2. Arkivet skal oprette en særskilt samling til den frivillige med de dokumenter, hun skal arbejde i (se fig. 1 og 2)
   1. Klik på bjælken under ”Collections”
   2. Der vil komme en pop-up, her skal du klikke på ”Create”
   3. Navngiv samlingen efter ”Sognekommune årstal, sidetal fra-til” og klik ”OK”
   4. Samlingen vil herefter vises i oversigten over ”Collections”
3. Den frivillige skal tilføjes som ”Transscriber” til samlingen (se fig. 3 og 4)
   1. Marker den nyoprettede samling
   2. Klik på knappen ”Manage users”
   3. Søg efter den bruger, du vil tilføje
   4. Klik på ”Add user”
   5. Tildel rolle som ”Transcriber”
4. Dokumentet skal linkes fra arkivets samling til den nye samling (arbejdet i dokumentet synkroniseres således i begge samlinger) (se fig. 5 og 6)
   1. Gå til arkivets samling
   2. Marker dokumentet, der skal linkes til den nye samling
   3. Klik på ”Link selected documents to a different collection…” (det grønne ikon med et plus)
   4. Der vil komme en pop-up, her skal du klikke på bjælken ud for ”Selected collection”
   5. Marker den nye samling, som dokumentet skal linkes til og klik ”OK”
   6. Klik ”OK”

Figur 1 – Der vil komme en pop-up, hvor du kan se alle de samlinger, der er tilgængelige for dig. Klik på ”Create”.

Figur 2 – Her vil komme en ny pop-up, hvor du skal navngive den nye samling efter ”Sognekommune årstal, sidetal fra-til” (Her er det fx ”Aaby 1900-1915, side 1-50”). Klik derefter ”OK”.

Figur 3 – Marker den nyoprettede samling. Klik på ”Manage users”.

Figur 4 – Søg efter den bruger, du vil tilføje ved at indtaste fornavn/efternavn/mail. Marker den, du ønsker skal tilføjes og klik på ”Add user”. Tildel rolle som ”Transcriber” og klik ”OK”.

Figur 5 – Gå til arkivets samling og marker dokumentet, der skal linkes til den nye samling. Klik på det grønne ikon, ”Link selected documents to a different collection…”. Der vil komme en pop-up, her skal du klikke på bjælken ud for “Selected collection”.

Figur 6 – Marker den nye samling, som dokumentet skal linkes til og klik ”OK”. Afslut med at klikke ”OK” i den sidste pop-up (fig. 5).